„Tag des E-Mail-Löschens“: Wer in der Landesverwaltung löscht die älteste E-Mail?

Selbst E-Mails, die in den Papierkorb verschoben werden, verursachen auf den Servern immer noch einen Stromverbrauch. Deshalb startet heute – im Rahmen der Energiewochen 2025 in der Landesverwaltung – der Wettbewerb „Wer löscht die älteste E-Mail?“. Diese landesweite Challenge läuft bis zum 21.11., 8 Uhr und möchte erreichen, dass die Serverleistung reduziert werden kann – weil möglichst viele Beschäftigte möglichst viele alte E-Mails endgültig löschen. Spannend wird dabei nicht nur sein, wer tatsächlich die älteste Mail löscht, sondern auch, aus welchem Jahr diese E-Mail stammt – und wie viele E-Mails insgesamt von den Servern der Landesverwaltung verschwinden.

E-Mail-Server – die unsichtbaren Großverbraucher

E-Mail-Server stehen in Hochleistungsrechenzentren und arbeiten im Verborgenen. Prinzipiell aber gilt: Jede gespeicherte E-Mail benötigt Speicherplatz, und „Speicherplatz“ ist gleichbedeutend mit „Stromverbrauch“. Hinzu kommt: Der von einem Rechenzentrum verbrauchte Strom wird zum Teil in Wärme umgewandelt; das wiederum erfordert rund um die Uhr eine elektrische Kühlung, die ihrerseits Strom verbraucht. Im Umkehrschluss bedeutet das: Durch das regelmäßige Löschen von E-Mails wird der Speicherbedarf reduziert, dadurch wird weniger Serverkapazität benötigt und gleich zweifach Strom eingespart – bei den Servern selbst und bei deren Kühlung.

Treibhausgas-Emissionen von E-Mails

Eine E-Mail ist schnell verschickt und landet binnen weniger Sekunden beim Empfänger oder bei der Empfängerin. Deshalb ist „elektronische Post“ so komfortabel und beliebt. Was wir dabei selten bedenken, sind der Stromverbrauch und die CO₂-Emissionen beim Tippen, Versenden, Lesen und – vor allem – beim oft jahrelangen Speichern einer E-Mail auf dem Server eines Rechenzentrums. Wie hoch der CO₂-Ausstoß einer E-Mail ist, lässt sich einigermaßen solide abschätzen: In seinem informativen Buch „Wie schlimm sind Bananen? Der CO₂-Abdruck von allem“ hat der britische Nachhaltigkeitsforscher Mike Berners-Lee neben vielen anderen Zahlen auch die durchschnittlichen Treibhausgas-Emissionen von E-Mails angegeben (vgl. Mike Berners-Lee 2020, S. 26):

0,03 g: CO₂-Äquivalente pro Spam-Mail

0,3 g: CO₂-Äquivalente pro normaler E-Mail (von Laptop zu Laptop)

17g: CO₂-Äquivalente für eine umfassende E-Mail

26 g: CO₂-Äquivalente für eine E-Mail an einen Verteiler von 100 E-Mail-Adressen

Geringer Aufwand, großer Nutzen: Das Löschen von 400 einfachen E-Mails spart 120 g CO₂, bei 400 umfangreichen Mails beträgt die CO₂-Ersparnis bereits 6,8 kg – diese CO₂-Mengen entsprechen dem Volumen von gut einem bzw. 68 Umzugskartons. Hochgerechnet auf die 172.000 Beschäftigten der Landesverwaltung ergibt sich bereits eine jährliche CO₂-Ersparnis von 20,64 Tonnen bzw. 1.167 Tonnen – diese CO₂-Mengen entsprechen einer Waldfläche von knapp 2,4 bzw. 134 Hektar. Zum Vergleich: Die Gruga, beliebtes Naherholungsgebiet in Essen-Rüttenscheid, ist rund 65 Hektar groß.

Mann sitzt am Schreibtisch vor seinem Laptop und schreibt mit einem Stift in ein Buch. — *Wenn Sie an diesem Wettbewerb teilnehmen möchten, notieren Sie bitte außer dem Datum der ältesten E-Mail auch die Anzahl der Mails, die Sie endgültig löschen.*

Die wichtigsten „Spielregeln“ des Wettbewerbs

Die Teilnahme an diesem Wettbewerb ist ausschließlich Beschäftigten der Landesverwaltung NRW vorbehalten und bezieht sich auf die dienstlichen E-Mail-Postfächer.
Das Teilnahmeformular, das auch die vollständigen Teilnahmebedingungen beinhaltet, ist seit 10. November, 6 Uhrfreigeschaltet; der Wettbewerb läuft bis 21. November, 8 Uhr.
Wichtig: Bitte machen Sie von der ältesten E-Mail, die Sie im Rahmen dieses Wettbewerbs löschen, einen Screenshot inklusive Datum, aber selbstverständlich ohne Inhalt. Das Kampagnenteam der „mission E“ wird die drei Bestplatzierten unmittelbar nach dem Teilnahmeschluss per E-Mail bitten, ihm ihre Screenshots kurzfristig (vor der Abschlussveranstaltung der Energiewochen am 21.11. um 13 Uhr, siehe unten) zuzuschicken. Bitte behalten Sie deshalb Ihr Postfach am 21.11. besonders im Blick.
Notieren Sie unbedingt auch die Anzahl der E-Mails, die Sie im Rahmen dieses Wettbewerbs von Ihrem/Ihren dienstlichen Account/s löschen: Diese Zahl wird ebenfalls auf dem Teilnahmeformular abgefragt.
Die drei Bestplatzierten werden umgehend benachrichtigt, die Gewinnerin bzw. der Gewinner wird im Rahmen der digitalen Abschlussveranstaltung der Energiewochen am 21.11. um 13 Uhr bekanntgegeben – ebenso wie Anzahl der in der Landesverwaltung insgesamt gelöschten E-Mails. Bitte melden Sie sich frühzeitig für diese Online-Veranstaltung an (Anmeldeformular auf Beteiligung NRW).
Die feierliche Siegerehrung erfolgt im Rahmen des nächsten Netzwerktreffens der „mission E“ in Köln im April 2026.

Der Wettbewerb „Wer löscht die älteste E-Mail?“ findet im Rahmen der diesjährigen Energiewochen in der Landesverwaltung statt, einer Initiative des Kampagnenteams der „mission E“, an der fast 50 Behörden mit vielfältigen Vor-Ort-Aktionen teilnehmen. Auf Beteiligung NRW finden Sie das digitale Rahmenprogramm dieses „Energie-Festivals“, ebenso wie die Anmeldeformulare für alle Veranstaltungen. Das behördenübergreifende Online-Energiequiz, das bis 20.11., 23 Uhr läuft, ist ein weiteres Highlight der Energiewochen 2025.

E-Mail-Management: Was Sie unabhängig von diesem Wettbewerb tun können

Machen Sie das Löschen von alten E-Mails zur „guten Gewohnheit“: Leeren Sie regelmäßig den Papierkorb bzw. den Ordner „Gelöschte Elemente“ Ihres Postfachs – ebenso wie den Spam- bzw. Junk-Mail-Ordner.
E-Mails, die Sie sicher nicht mehr benötigen, sollten Sie ebenfalls von Ihrem Account löschen.
Der Landesbetrieb IT.NRW weist in diesem Zusammenhang auch auf den Service der E-Mail-Langzeitspeicherung hin, mit der seine Kundinnen und Kunden ebenfalls einen Beitrag zur Reduzierung von Stromverbrauch und CO₂-Emissionen leisten können. Weitere Informationen erhalten sie von ihrer Ansprechperson beim Business Relationship Management (BRM) von IT.NRW.
Überprüfen Sie die Newsletter, die Sie abonniert haben, und melden Sie sich gegebenenfalls hier und da ab, um die Zahl der Mails in Ihrem Posteingang zu reduzieren. Kündigen Sie alle Newsletter, die Sie (zum Beispiel als Neukundin oder Neukunde nach einer Bestellung) ohne Ihr Einverständnis erhalten.
Bei der Arbeit lohnt es sich außerdem zu überlegen, wie groß der Verteiler einer E-Mail tatsächlich sein muss: Muss die Nachricht zum Beispiel an ein ganzes Team gehen, oder reicht auch eine Ansprechperson oder ein Funktionspostfach?
Wählen Sie die Einstellungen Ihres Postfachs am besten so, dass Spam-Mails automatisch gelöscht werden – einfach in den E-Mail-Einstellungen Filterregeln erstellen oder die Spam-Schutzfunktionen des E-Mail-Anbieters anpassen.

Quellen (siehe Link-Liste): EEIST, Utopia