Rundmail – am besten behutsam einsetzen

Kurzbeschreibung

Die Rundmail ist ein probates Instrument der internen Kommunikation, das sich auch für die interne Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen der „mission E“ eignet. Kurzfristiger Einsatz, kostenfreier Versand, persönliche Ansprache der Beschäftigten – so offensichtlich und überzeugend die Vorteile von Rundmails auch sind: Dieses Instrument der internen Kommunikation sollte im Rahmen der „mission E“ eher behutsam eingesetzt werden – vor allem dann, wenn es bei Ihnen ein Behörden-Intranet gibt, das Sie (vor allem für längere Beiträge mit Bildelementen) ebenfalls nutzen können.

Eine kurze Rundmail, die an alle Beschäftigten verschickt wird, muss etwas Besonderes bleiben und darf nicht überstrapaziert werden. Bei allzu häufigen Rundmails läuft man Gefahr, die Beschäftigten zu „nerven“. Und auch die Mails, die in Sachen „mission E“ von der Hausspitze an den großen Verteiler versandt werden, dürfen nicht im Übermaß eingesetzt werden: Wenn zu viele Rundmails verschickt werden, könnten Kolleginnen und Kollegen Ihre Mitteilungen als belästigend empfinden – und sich von der „mission E“ abwenden. Dennoch zählen wir gelegentliche Rundmails zum „Grundrauschen“ Ihrer Kampagne, weil sie kein Highlight sind, das Sie nur einmal einsetzen.

Weitere Infos zum Einsatz und zur Tonalität von Rundmails finden Sie hier: pdf-Datei der S. 250-251 des Kompendiums.

Umsetzung

• Überlegen Sie, was ein geeigneter Anlass für eine Rundmail sein könnte – vor allem dann, wenn Sie zwischen Intranet-Meldung und Rundmail wählen können.
• Texten Sie die Mail, gerne mit einer Betreffzeile, die „Appetit“ auf mehr macht, und mit fettgesetzten Zwischenüberschriften oder anderen Elementen, die das Lesen erleichtern (bspw. Aufzählungszeichen).
• Tipp: Generell sollten Rundmails kurzgehalten werden. In der alltäglichen Informationsflut am Arbeitsplatz wird wahrscheinlich kaum jemand eine „ellenlange“ E-Mail aufmerksam lesen. Schon weil das Lesen am Bildschirm im Schnitt rund 20 % langsamer erfolgt als das Ablesen von Papier, sollten Rundmails kürzer sein und kürzere Abschnitte beinhalten als Briefe – zumal die Beschäftigten zum Teil extrem viele E-Mails bekommen und mitunter in Sekundenbruchteilen entscheiden, ob und wann sie eine Mail öffnen, ob sie eine geöffnete Mail lesen oder sofort wieder schließen und löschen. Mehr als etwa 1.500 Zeichen sollten Rundmails daher nur in Ausnahmefällen haben. (Zum Vergleich: Allein dieser Absatz umfasst inklusive Leerzeichen bereits 753 Zeichen.)
• Wenn die Rundmail verschickt ist, denken Sie daran, sie im Aktivitäten-Planer als abgeschlossen zu markieren, damit der Planer auf Stand ist.